یکی از چیزهایی که باعث سردرگمی می شود این است که واژه «کیفی» گاهی اوقات برای اشاره به داده های مقیاس اسمی و تمایز آن از داده های مقیاس ترتیبی و فاصله ای نیز به کار برده می شود.

با این حال ما در اینجا از واژه «کیفی» برای اشاره به اطلاعات جمع آوری شده توسط «پرسشهای باز، یا توسط مشاهداتی که دربردارنده توصیفات کلامی است، استفاده می کنیم.

پاسخهای بله / خیر یا مقوله های اسمی به عنوان داده های کمی مورد نظر قرار خواهند گرفت. تشخیص و تمایز بین کمی یا کیفی بودن داده ها با این معیار انجام می گیرد که آیا اطلاعات و داده ها به شکل اعداد (شامل زوج بله یا خیر، صفر یا یک) جمع آوری می شود یا در قالب کلمات و واژه ها.

به داده های نوع اول کمی و به نوع دوم کیفی گویند.

فواید و امتیازات روشهای کیفی عبارت اند از:

1. روشهای کیفی امکان مطالعه و بررسی عمیق و موشکافانه افراد را ممکن می سازد. این روشها به پژوهشگر امکان پرداختن به پرسشهایی را میدهد که با کمی سازی قابل اندازه گیری نیستند.

٢. از آنجایی که برخی چیزها نمی توانند به آسانی با اعداد و ارقام بیان شوند، روشهای کیفی از ساده سازی اطلاعات و داده ها از طریق کمی کردن آنها اجتناب می کند. مطالعه جنبه های پیچیده تر تجارب را ممکن ساخته، نسبت به روشهای کمی محدودیتهای کمتری برای اطلاعات با الگوهای نظری زیربنایی قائل می شوند.

٣. در روش کیفی، اطلاعات غالب واضح و فهم آن آسان است. گزارشهای مطالعات مبتنی بر روشهای کیفی معمولا بیشتر از گزارشات کمی قابل فهم است البته آن دسته از پژوهشگران کیفی را که از زبان «پست مدرنیسم» در گزارشاتشان استفاده می کنند و به همین دلیل ذهن و زبان غامض و خاص خودشان را دارند باید استثنا کنیم). 

4. این روشها برای ساخت فرضیه و پژوهشهای اکتشافی بسیار مناسب است. روشهای کیفی با روی آوردی انعطاف پذیر به پژوهشگر اجازه می دهند تا طرح پیشنهادی (پروتکل) پژوهش را در صورت لزوم در میانه راه تغییر دهد. در این روش جمع آوری اطلاعات محدود و مقید به فرضیه های از پیش تعیین شده نیست و در صورت امکان می تواند از آن فراتر رود.

۵. روشهای کیفی نسبت به روشهای کمی ساختمند معمولا آزادی عمل بیشتری به آزمودنیها می دهند. در این روش بیانات و اظهار نظرهای آزمودنی کمتر توسط روشهای جمع آوری اطلاعات محدود و مقید می گردد. به لحاظ تاریخی، به کار گیری روشهای کیفی را می توان به فلاسفه و تاریخ نگاران یونان قدیم همانند هرودوتوس" و محققان اولیه همانند مارکو پولو نسبت داد.

روشهای کیفی در شکل نوین آن اولین بار در کارهای «قوم نگاری» توسط مردم شناسانی چون بو آز و مالینوفسکی در دهه های نخستین قرن بیستم و همچنین جامعه شناسانی چون «مکتب شیکاگو» در دوره بین دو جنگ اول و دوم جهانی ظاهر شد. این پژوهشگران بیشتر به مردمان حاشیه نشین اجتماع همانند مجرمان و بچه های خیابانی می پرداختند.

روشهای قوم نگاری در ابتدا برای مطالعه «چیزهای عجیب و شگفت آور» مثل فرهنگهای قبیله ای جزایر اقیانوس آرام (با دیدگاه اروپا محوری) استفاده می شد و کم کم به طور تدریجی به جامعه و فرهنگ خود پژوهشگران سرایت کرد و در نهایت به حوزه های تخصصی همانند مردم شناسی پزشکی و روان پزشکی اجتماعی ختم شد (هلمن، ۱۹۹۰).

برخی از کارهای قوم نگارانه در مرزهای مبهم و نه چندان قابل تمایز بین جامعه شناسی و روزنامه نگاری قرار دارد؛ برای نمونه، در زبان انگلیسی می توان به کتاب قضاوت در زمستان اثر بليته" که در خصوص تجربه پیری است و نوشته تركل" تحت عنوان کار کردن که در آن افراد مختلف شغلهایشان را توصیف می کنند، و در زبان فارسی به کتابهای جلال آل احمد از قبیل تات نشینهای بلوک زهرا، جزیره خارک در یتیم خلیج فارس و خسی در میقات اشاره نمود.

تمایز بین این دو در این است که روزنامه نگار تنها به دنبال گزارش دقیق مشاهدات خود است، در حالی که قوم نگار یا متخصص علوم اجتماعی از یک نظریه به عنوان مبنای عمل استفاده می کند و یا به دنبال آن است تا از داده ها و اطلاعات موجود، یک نظریه تدوین نماید که این نظریه به نوبه خود مفروضه ها و روشهای خاص خودش را ایجاد می نماید تا تکرار مجدد آن را برای دیگران امکان پذیر نماید.

در پژوهشهای بالینی و مشاوره از روشهای کیفی اولین بار در شرح حال نگاری استفاده شده است مثلا کارهای اولیه بروئر و فروید در سنت روان تحلیل گری و گزارش واتسون (۱۹۲۰) از آلبرت کوچولو در سنت رفتاری از این جمله اند.

  به کار گیری روشهای مشاهده آزمودنی در پژوهشهای بهداشت روانی نیز از قبل وجود داشته است، هر چند جامعه شناسان بیشتر از این روشها استفاده کرده اند تا روان شناسان. یک نمونه کلاسیک از این نوع مطالعات مشاهده آزمودنی پناهگاههای گافمن و دیگری روایت عاقل بودن در دارالمجانین اثر روزنهان (۱۹۷۳) است.

دو روش اصلی جمع آوری اطلاعات کیفی، که اخیرا در پژوهشهای بالینی و مشاوره مورد استفاده قرار می گیرند، عبارت اند از «مصاحبه ژرف نگرها و مشاهده کیفی».